Základy účtovníctva, ktoré by mal vedieť každý podnikateľ

Kedže sa v tomto článku zameriavame na základy účtovníctva, začneme tým, že si vysvetlíme základný rozdiel medzi fyzickou a právnickou osobou, pretože tento rozdiel má zásadný vplyv na to, aké povinnosti a možnosti v oblasti evidencie príjmov a výdavkov máte.

Fyzická osoba vs. právnická osoba - aký je rozdiel?

Fyzická osoba

• Fyzická osoba je každý človek, ktorý má spôsobilosť mať práva a povinnosti. Z pohľadu účtovníctva je však dôležitá najmä fyzická osoba - podnikateľ, teda osoba, ktorá podniká alebo vykonáva samostatne zárobkovú činnosťvo vlastnom mene a na vlastnú zodpovednosť. Podnikanie môže byť jej hlavnou, ale aj vedľajšou činnosťou.
• Patria sem napríklad živnostníci, lekári, umelci, poľnohospodári, či iné slobodné povolania.

Právnická osoba

• Právnická osoba je organizácia, ktorá má vlastnú právnu subjektivitu - môže vlastniť majetok, uzatvárať zmluvy a vystupovať v právnych vzťahoch vo vlastnom mene. Vzniká zápisom do obchodného registra alebo do iného zákonom určeného registra.
• Patria sem napríklad spoločnosti s ručením obmedzeným (s.r.o.), akciové spoločnosti (a.s.), družstvá, nadácie či obce

Tento rozdiel nie je len formálny. Od typu podnikania sa totiž odvíjajú aj povinnosti v oblasti účtovníctva, výber spôsobu evidencie príjmov a výdavkov či rozsah administratívy. A práve tým sa budeme venovať v nasledujúcich častiach článku.

Účtovníctvo, daňová evidencia či paušálne výdavky - aký je medzi nimi rozdiel?

Keď začnete podnikať, skôr či neskôr narazíte na otázku: „Ako budem evidovať svoje príjmy a výdavky?“

Na Slovensku máte v zásade 3 možnosti:

• Viesť účtovníctvo (jednoduché alebo podvojné),
• Viesť daňovú evidenciu,
• Uplatnovať si paušálne výdavky.

Pokiaľ ste fyzická osoba, tak výber je vo väčšine prípadov dobrovoľný. Môžete sa rozhodnúť pre ktorúkoľvek z týchto foriem podľa toho, čo vám viac vyhovuje z hľadiska administratívy, výšky nákladov či plánovaného rastu podnikania.

Účtovníctvo

Ak ste fyzická osoba a rozhodnete sa, že chcete viesť účtovníctvo, máte na výber medzi jednoduchým a podvojným účtovníctvom (rozdiel v článku nižšie).

Ak ste právnická osoba, automaticky ste povinný viesť podvojné účtovníctvo bez výnimky!

Daňová evidencia

Fyzické osoby, ktoré si uplatňujú skutočné, preukázateľné výdavky (nie „fiktívne“ paušálne výdavky percentom z príjmov), nemusia automaticky viesť účtovníctvo. V mnohých prípadoch im postačuje jednoduchšia daňová evidencia, ktorá je menej administratívne náročná.

Zároveň však platí, že fyzická osoba sa môže kedykoľvek dobrovoľne rozhodnúť stať sa účtovnou jednotkou a začať viesť účtovníctvo.

Dôležité je vedieť, že zmenu spôsobu evidencie je nutné vykonať vždy k 1. januáru nového účtovného obdobia.

Paušálne výdavky

Paušálne výdavky si nemôže uplatňovať každý, a táto možnosť je dostupná len pre fyzické osoby, ktoré:

• nie sú platiteľmi DPH,
• alebo sú platiteľmi DPH len časť zdaňovacieho obdobia.

Ak teda fyzická osoba spĺňa podmienky, môže si zjednodušiť administratívu práve touto formou.

Ako si vybrať? Porovnanie výhod a nevýhod

Výber medzi účtovníctvom, daňovou evidenciou a paušálnymi výdavkami závisí najmä od rozsahu podnikania, výšky nákladov a toho, aký prehľad o financiách chcete mať.

Pre lepšiu orientáciu sme vám pripravili stručné porovnanie:

Neexistuje univerzálne riešenie, ktoré je najlepšie pre každého. To, čo je výhodné pre jedného podnikateľa, nemusí byť ideálne pre iného. Preto je dobré výber vždy zvážiť aj s ohľadom na budúci vývoj podnikania.

Základy účtovníctva - najdôležitejšie pojmy

Účtovníctvo je síce v porovnaní s daňovou evidenciou a paušalnými výdavkami zložitejšie, no zároveň poskytuje oveľa komplexnejší obraz o finančnom zdraví firmy.

Jednoduché účtovníctvo

• Jedoduché účtovníctvo podobne ako daňová evidencia, sleduje najmä príjmy a výdavky, teda reálny pohyb peňazí. Oproti daňovej evidencii je však systematickejšie a zachytáva aj pohľadávky, záväzky či majetok.

Podvojné účtovníctvo

• Podvojné účtovníctvo ide ešte ďalej. Okrem peňažných tokov pracuje aj s pojmami výnosy a náklady, vďaka čomu poskytuje detailný pohľad na to, či je podnikanie skutočne ziskové - bez ohľadu na to, či už peniaze reálne prišli alebo odišli z účtu.

Aj keď samotné účtovanie za vás zabezpečuje účtovník a nemusíte sa hneď naučiť ako účtovať, je dobré rozumieť základným pojmom. Pomôže vám to lepšie chápať výsledky firmy aj komunikáciu s účtovníkom.

Základné kategórie účtovníctva

V účtovníctve sa pracuje s viacerými základnými kategóriami:

Aktíva

Predstavujú majetok firmy - teda to, čo firma vlastní alebo čo jej prináša ekonomický úžitok. Patria sem napríklad:

• dlhodobý hmotný majetok (napr. budovy, stroje),
• nehmotný majetok (napr. softvér),
• finančný majetok,
• zásoby,
• pohľadávky,
• peniaze v pokladni alebo na účte.

Pasíva

Predstavujú zdroje financovania majetku. Inými slovami - z čoho je majetok zaplatený.

Môžu byť:

• vlastné zdroje (napr. základný kapitál alebo zisk),
• cudzie zdroje (napr. záväzky voči dodávateľom, úvery, rezervy).

Príjmy a výdavky

Tieto pojmy sa týkajú skutočného pohybu peňazí v rámci podnikania fyzických aj právnických osôb.

• Príjmy sú peniaze, ktoré firma získava, napríklad z predaja tovaru alebo služieb.
• Výdavky sú peniaze, ktoré firma vynakladá na svoje podnikanie, napríklad na nákup zásob alebo vyplácanie miezd.

Výnosy a náklady

Tieto pojmy sa týkajú najmä právnických osôb a nesledujú iba pohyb peňazí, ale ekonomický princíp:

• Výnosy predstavujú hodnotu, ktorú firma získava z podnikania, napríklad z predaja zbožia alebo služieb, aj keď vystavená faktúra za služby ešte nebola uhradená,
• Náklady sú hodnotou, ktorú firma vynakladá na svoje podnikanie, napríklad nákup zásob od dodávateľa, aj keď prijatá faktúra ešte nebola zaplatená.

Čo je výsledok hospodárenia?

Výsledok hospodárenia vyjadruje, či je firma v zisku alebo v strate.

Jeho výpočet závisí od typu účtovníctva:

• Jednoduché účtovníctvo - výsledok hospodárenia sa vypočíta ako rozdiel medzi príjmami a výdavkami.
• Podvojné účtovníctvo - výsledok hospodárenia sa vypočíta ako rozdiel medzi výnosmi a nákladmi.

Platí jednoduché pravidlo:

• ak sú príjmy vyššie ako výdavky (alebo výnosy vyššie ako náklady), firma dosahuje zisk,
• ak sú príjmy nižšie ako výdavky (alebo výnosy nižšie ako náklady), firma je v strate.

Praktický príklad: príjem vs. výnos

Predstavte si, že v januári vystavíte klientovi faktúru za služby vo výške 1 000 € so splatnosťou v marci.

Čo sa stane v podvojnom účtovníctve?

• Už v januári zaúčtujete výnos 1 000 €, pretože ste službu dodali.
• Zároveň evidujete pohľadávku 1 000 €, keďže klient ešte nezaplatil.
• Keď vám klient v marci pošle peniaze na účet, zaúčtujete príjem 1 000 €, ale ten už neovplyvní výnos - ten bol zaúčtovaný v januári.
• V januári by sa vám ukázal nižší zisk (alebo vyššia strata) než v marci.

Výsledok hospodárenia za január teda zahŕňa tento výnos, aj keď peniaze fyzicky prišli až neskôr.

Čo sa stane v jednoduchom účtovníctve?

• V januári sa ešte nič neprejaví, pretože peniaze neprišli.
• Až v marci, keď klient zaplatí, zaevidujete príjem 1 000 €.
• To znamená, že váš zisk za január by bol vyšší ako v skutočnosti, pretože ste peniaze ešte nedostali.

Výsledok hospodárenia sa teda ovplyvní až v momente, keď peniaze reálne prídu.

Účtovné obdobie, účtovná jednotka a účtovné doklady

Účtovníctvo vám umožňuje vyhodnotiť, ako sa firme darilo za konkrétne časové obdobie. Toto obdobie sa nazýva účtovné obdobie a trvá vždy 12 po sebe nasledujúcich mesiacov.

Existujú 2 typy účtovných období:

• kalendárny rok - od 1. januára do 31. decembra,
• hospodársky rok - ide o obdobe, ktoré sa musí začínať prvým dňom kal. mesiaca a trvá 12 po sebe nasledujúcich mesiacov (napr. od 1. augusta do 31. júla).

Treba však vedieť, že hospodársky rok si nemôžu zvoliť:

• fyzické osoby,
• subjekty verejnej správy,
• právnické osoby s majetkovou účasťou štátu, obce alebo vyššieho územného celku.

Kto je účtovná jednotka?

V momente, keď začnete viesť účtovníctvo, stávate sa účtovnou jednotkou. Môže ňou byť fyzická aj právnická osoba.

Podľa § 2 ods. 5 zákona o účtovníctve sa obchodné spoločnosti, družstvá, pozemkové spoločenstvá a fyzické osoby účtujúce v podvojnom účtovníctve rozdeľujú do troch kategórií:

Zaradenie závisí najmä od výšky majetku, obratu a počtu zamestnancov. Od kategórie sa následne odvíja rozsah povinností - najmä pri vedení účtovníctva a zostavovaní účtovnej závierky.

Mikro účtovné jednotky majú najmenej povinností, zatiaľ čo veľké musia poskytovať podrobnejšie a rozsiahlejšie informácie.

Účtovné doklady

Každý zápis v účtovníctve musí byť podložený účtovným dokladom. Ide o dokument, ktorý preukazuje, že sa konkrétna ekonomická operácia skutočne uskutočnila.

Medzi účtovné doklady patria napríklad:

• prijaté a vystavené faktúry,
• pokladničné doklady,
• bankové výpisy,
• interné doklady,
• mzdové podklady a ďalšie dokumenty.

Bez dokladu nie je možné účtovať - práve preto je dôležité mať všetky dokumenty riadne evidované a archivované.

Účtovné knihy

Na základe účtovných dokladov sa účtovné zápisy evidujú v účtovných knihách. Tieto knihy sa vedú rôzne podľa typu účtovníctva.

Podvojné účtovníctvo

V podvojnom účtovníctve sa účtovné zápisy evidujú v dvoch hlavných knihách:

• Denník - zápisy sú usporiadané chronologicky podľa dátumu,
• Hlavná kniha - zápisy sú usporiadané systematicky podľa jednotlivých účtov z účtovej osnovy.

Denník teda odpovedá na otázku „kedy sa to stalo?“ a hlavná kniha na otázku „čoho sa to týka?“.

Jednoduché účtovníctvo

V jednoduchom účtovníctve je evidencia prehľadnejšia a rozdelená do viacerých kníh:

• Peňažný denník - zaznamenávajú sa príjmy, výdavky a stav peňažných prostriedkov,
• Kniha pohľadávok - evidujú sa pohľadávky a dlžníci,
• Kniha záväzkov - evidujú sa záväzky a veritelia,
• Pomocné knihy - napríklad evidencia dlhodobého majetku, zásob alebo mzdových záväzkov.

Aj keď to môže pôsobiť zložito, v praxi ide najmä o systematické zaznamenávanie toho, čo firma vlastní, komu dlhuje a kto dlhuje jej.

Účtovná závierka

Na konci každého účtovného obdobia prichádza na rad účtovná závierka - teda súhrnné zhodnotenie toho, ako sa firme darilo za celý rok.

Zostavuje sa vždy k poslednému dňu účtovného obdobia a predstavuje oficiálny prehľad o finančnej situácii podnikania. Ak aspoň základne rozumiete účtovníctvu, bude pre vás čítanie účtovnej závierky oveľa zrozumiteľnejšie.

Jej obsah vždy závisí od toho, či firma vedie podvojné alebo jednoduché účtovníctvo.

Podvojné účtovníctvo

V podvojnom účtovníctve sa účtovná závierka skladá z troch hlavných častí:

Súvaha

• Prehľad o tom, čo firma vlastní a z čoho je to financované. Na jednej strane je majetok (aktíva), na druhej strane zdroje financovania (pasíva).

Výkaz ziskov a strat (výsledovka)

• Zobrazuje výnosy, náklady a výsledok hospodárenia za dané obdobie. Jednoducho povedané - ukazuje, či firma dosiahla zisk alebo stratu.

Poznámky k účtovnej závierke

• Obsahujú doplňujúce informácie a vysvetlenia k údajom v súvahe a vo výkaze ziskov a strát. Pomáhajú lepšie pochopiť čísla a súvislosti.

Jednoduché účtovníctvo

Pri jednoduchom účtovníctve má účtovná závierka o niečo jednoduchšiu podobu a obsahuje:

Výkaz o príjmoch a výdavkoch

• Zobrazuje prehľad o výsledku hospodárenia za dané účtovné obdobie. Teda príjmy, výdavky a ich vzájomný rozdiel.

Výkaz o majetku a záväzkoch

• Zobrazuje, čo firma vlastní (majetok) a komu dlhuje (záväzky).

Vedenie účtovníctva

Ak sa chcete naučiť účtovať, je dôležité vedieť, že samotná znalosť základných pojmov nestačí. Rozumieť uvedeným pojmom v tomto článku je síce dobrý začiatok, no v praxi je vedenie účtovníctva podstatne komplexnejšie.

Účtovníctvo zahŕňa množstvo zákonných povinností, termínov, správne zaúčtovanie jednotlivých operácií, orientáciu v daňových predpisoch aj priebežné sledovanie zmien v legislatíve. Nesprávne zaúčtovanie alebo opomenutie povinností môže mať nepríjemné finančné následky.

Preto mnoho podnikateľov volí rozumnejšiu cestu a vedenie účtovníctva prenechajú odborníkom. Tak získajú istotu, že všetko je správne, včas a v súlade so zákonom, a zároveň sa môžu naplno venovať svojmu podnikaniu.